Comparatif
Tracencre ou la fiche cliente de ton logiciel de rendez vous
La plupart des instituts et des cabinets ont déjà un logiciel de prise de rendez vous, avec un agenda, un encaissement, des rappels par SMS et une fiche cliente qui accepte une note libre et parfois une photo. La question posée en démonstration est donc légitime : pourquoi ajouter un outil quand la fiche cliente existe déjà. Réponse détaillée, sans faire semblant que les deux se remplacent.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Tracencre | le module fiche cliente de ton logiciel de rendez vous |
|---|---|---|
| Objet de l’outil | Tracer les lots, sceller les séances, tenir le registre | Remplir l’agenda, encaisser, faire revenir la cliente |
| Inventaire des flacons | Fiches de lot avec péremption et date d’ouverture | Rarement présent, parfois un stock en quantités |
| Veille réglementaire | Appariée chaque nuit à tes flacons détenus | Hors périmètre |
| Recherche inversée par lot | Séances et clientes concernées listées | Impossible si le lot vit dans une note libre |
| Consentement et questionnaire de santé | Signés sur tablette, scellés avec la séance | Pièce jointe libre, sans lien avec le lot utilisé |
| Cycles d’autoclave et DASRI | Registre dédié, conservation trois ans | Hors périmètre |
| Verrouillage de la fiche | Scellage horodaté, corrections visibles | Note modifiable à tout moment |
| Export pour l’assureur ou la visite | PDF horodaté par prestation, registre par période | Export commercial, pensé pour la comptabilité |
| Prise de rendez vous et caisse | Non couvert, ce n’est pas notre métier | C’est précisément sa force |
Deux outils, deux questions qui n’ont rien à voir
Un logiciel de rendez vous répond à la question commerciale : qui vient, quand, combien, et comment la faire revenir. Il est construit pour remplir un agenda et suivre un chiffre d’affaires, et il le fait bien. La traçabilité répond à une question de preuve : qu’est ce qui a été posé, avec quel lot, sur quelle peau, et qu’est ce que je peux montrer un an après. Les deux sont utiles, mais aucune fonction commerciale ne produit de preuve.
C’est pour cela que la coexistence est la règle plutôt que l’exception dans les cabines qu’on équipe. L’agenda garde les rendez vous, les rappels et l’encaissement. Le dossier de séance garde le questionnaire de santé, le consentement, les photos, le pigment, la cartouche d’aiguilles et le cycle d’autoclave. Personne ne demande à un agenda de prouver quoi que ce soit devant un assureur.
Une note libre n’est pas un numéro de lot
Dans la plupart des fiches clientes, le pigment finit dans un champ de texte libre. Un jour on écrit brun froid, un autre la référence commerciale, une fois sur trois le numéro de lot, et jamais la date d’ouverture du flacon. Ce champ est parfait pour se souvenir d’une préférence de teinte avant une retouche. Il devient inutilisable dès qu’il faut répondre à une question posée dans l’autre sens, à partir du lot.
Pour que la recherche inversée fonctionne, le lot doit être un objet déclaré, pas une chaîne de caractères tapée à la volée. C’est toute la logique de la fiche de lot créée au scan : le même flacon est désigné de la même manière dans toutes les séances où il a servi, et il porte sa date limite et sa date d’ouverture. Sans cela, un rappel se traite à la lecture, ligne par ligne.
Ce que ton logiciel restera seul à faire
Tracencre ne prend pas les rendez vous, ne tient pas la caisse, n’envoie pas de rappel de séance, ne gère ni les cartes cadeaux ni les forfaits. Ce n’est pas une étape à venir, c’est un choix : ces fonctions sont déjà bien faites ailleurs, et un outil de preuve qui essaie de devenir un agenda finit par mal faire les deux. Ton logiciel de rendez vous reste donc en place, sans changement pour ton accueil ni pour tes clientes.
Le partage des rôles est simple à tenir en cabine. La cliente prend rendez vous comme avant. En cabine, la séance se scelle en trois gestes : pigment et cartouche d’aiguilles pointés, cycle d’autoclave rattaché, photos avant et après déclenchées. Le consentement se signe pendant l’installation. Rien ne se double, parce que ce qui est saisi d’un côté n’a pas de raison d’être saisi de l’autre.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si ta priorité du moment est de remplir ton agenda, de réduire les rendez vous non honorés ou d’encaisser proprement, ton logiciel d’institut est le bon investissement et Tracencre ne remplacera rien de tout cela. Et si ce logiciel propose réellement une fiche de lot structurée, avec numéro de lot, péremption, date d’ouverture et recherche à partir du lot, alors reste dessus : mieux vaut une traçabilité tenue dans un seul outil que deux outils à moitié remplis.
Le verdict
Ce comparatif se termine rarement par un remplacement. Un logiciel de rendez vous et un dossier de séance scellé traitent deux risques différents : le premier protège ton chiffre d’affaires, le second protège ton activité le jour d’un retrait de lot ou d’une réclamation. Le seul vrai test à faire ce soir : ouvre ta fiche cliente, cherche une séance à partir d’un numéro de lot, et regarde ce que l’outil te répond.
Questions frequentes
- Les deux outils communiquent ils ?
- Ils ne partagent pas de données automatiquement, et dans la pratique ce n’est pas gênant : l’agenda porte le rendez vous, le dossier de séance porte les pièces. La cliente est saisie une fois dans chaque, et rien d’autre ne se recopie. C’est le prix d’un outil qui reste spécialisé sur la preuve.
- Ça fait deux abonnements, ça se justifie ?
- La formule solo est à 19 euros HT par mois, soit moins qu’une retouche par an quand une prestation se facture entre 250 et 450 euros. La comparaison utile n’est pas entre deux abonnements, c’est entre un abonnement et le coût d’un seul dossier de réclamation traité sans pièces.
- Mon logiciel stocke déjà des photos, je les déplace ?
- Tu n’as rien à déplacer pour commencer. Les nouvelles séances portent leurs photos avant et après dans le dossier scellé, et l’ancien historique reste là où il est. Si tu veux tout regrouper, un export de ton logiciel peut être repris, comme un fichier de suivi classique.
Tracencre ou la fiche cliente de ton logiciel de rendez vous
Ce comparatif se termine rarement par un remplacement. Un logiciel de rendez vous et un dossier de séance scellé traitent deux risques différents : le premier protège ton chiffre d’affaires, le second protège ton activité le jour d’un retrait de lot ou d’une réclamation. Le seul vrai test à faire ce soir : ouvre ta fiche cliente, cherche une séance à partir d’un numéro de lot, et regarde ce que l’outil te répond.