Comparatif
Tracencre ou ton tableur de suivi et tes photos de téléphone
C’est l’organisation la plus répandue chez les praticiennes qui tiennent déjà quelque chose : un tableur avec une ligne par cliente, des photos dans la galerie du téléphone, des consentements scannés dans un dossier partagé. Ça fonctionne, jusqu’au jour où il faut croiser les trois. On compare cette organisation à un dossier de séance scellé, sans prétendre que le tableur ne sert à rien.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Tracencre | le tableur de suivi et la galerie du téléphone |
|---|---|---|
| Saisie d’un flacon | Scan ou photo d’étiquette, champs remplis d’office | Colonnes à taper, formats de lot variables selon l’humeur |
| Lien photo et séance | Photos attachées au dossier de la prestation | Galerie séparée, à retrouver par la date approximative |
| Veille sur tes lots | Comparaison chaque nuit avec les sources officielles | Aucune, la surveillance repose sur toi |
| Recherche par numéro de lot | Liste des séances et des clientes concernées | Filtre possible si la colonne a été remplie partout |
| Preuve de la date | Horodatage et scellage, corrections visibles en historique | Une cellule se modifie sans laisser de trace |
| Données de santé | Serveurs dans l’Union européenne, chiffrement au repos | Dépend du compte personnel et de la synchronisation |
| Travail à plusieurs | Chaque séance porte le nom de la praticienne | Un fichier écrasé par la dernière personne qui enregistre |
| Dossier de réclamation | Export PDF horodaté, dans l’ordre demandé par l’assureur | Copier coller de cellules et captures de galerie |
| Registre pour la visite | Export par période, paginé, prêt à présenter | Mise en page à refaire à chaque demande |
| Reprise de l’existant | Import CSV, ou reprise du fichier incluse en formule Salon | Sans objet, c’est déjà ton fichier |
Le tableur ne connaît pas l’existence de tes flacons
Un tableur enregistre ce que tu écris, il ne va rien chercher. C’est la différence la plus importante et la moins visible au quotidien. Tant qu’aucun retrait ne tombe, un fichier bien tenu paraît équivalent à n’importe quel outil. Le jour où une publication vise un lot précis, il faut ouvrir le fichier, filtrer, vérifier que la colonne lot a bien été remplie sur toute la période, puis aller retourner les flacons du tiroir pour savoir si tu en détiens encore.
Un inventaire déclaré fait l’inverse : il est comparé chaque nuit aux publications REACH, aux avis RappelConso, aux communiqués de la DGCCRF, aux signalements de vigilance ANSM et aux avis de retrait des fabricants. Rien ne t’est envoyé tant qu’un flacon que tu détiens n’est pas concerné. Tu ne reçois donc pas une veille générale à trier, tu reçois une alerte sur ton chariot, avec la conduite à tenir écrite en clair.
Une cellule se modifie, un dossier scellé se corrige à la vue de tous
La force du tableur est sa souplesse, et c’est exactement ce qui l’affaiblit comme preuve. On peut corriger une date, compléter un numéro de lot trois mois après, ou trier la feuille et perdre la correspondance avec les lignes voisines. Rien de tout cela n’est malhonnête, c’est le fonctionnement normal d’un fichier de travail. Mais un document qui se modifie sans laisser de trace ne démontre pas grand chose face à un expert mandaté.
Le dossier de séance suit une autre logique : il se ferme. Une fois scellé, il reste tel quel, et les compléments ultérieurs apparaissent comme des compléments, datés, sans écraser la version d’origine. C’est moins souple, et c’est le but. La souplesse est utile pour piloter une activité, elle est nuisible pour prouver un fait.
Les photos de visage ne sont pas des photos de vacances
Une galerie de téléphone mélange les photos avant et après de tes clientes avec le reste de ta vie, se synchronise avec un compte personnel et suit l’appareil que tu changeras dans deux ans. Retrouver les images d’une séance de mai il y a dix huit mois suppose de faire défiler des milliers de clichés, et il arrive simplement qu’elles aient disparu avec le téléphone précédent. C’est la pièce la plus souvent manquante dans un dossier de réclamation.
Rattacher la photo à la séance règle deux problèmes d’un coup. Elle se retrouve par le dossier, pas par la date approximative, et elle vit dans un cadre adapté à des données de santé : serveurs situés dans l’Union européenne, chiffrement au repos, accès limité à toi et aux praticiennes de ton salon. Ce n’est pas une précaution théorique, c’est ce que tu répondras à la cliente qui demandera où sont ses images.
Quand l’alternative reste le bon choix
Le tableur reste imbattable pour ce qu’il fait bien : compter. Suivre ton chiffre d’affaires par prestation, mesurer la part des retouches, comparer le coût d’achat de tes pigments d’un fournisseur à l’autre, préparer un rendez vous avec ton comptable. Si ton besoin actuel est le pilotage de l’activité et non la preuve, garde ton fichier, il fait le travail. Et si tu débutes avec deux teintes et huit clientes, une feuille de calcul bien tenue est une excellente première marche.
Le verdict
Ces deux outils ne jouent pas dans la même catégorie. Un tableur pilote, un dossier scellé prouve, et une galerie de téléphone ne fait ni l’un ni l’autre pour des photos de visage. Le point de bascule arrive quand tu commences à tenir plusieurs lots en rotation et plusieurs séances par jour : à ce moment, le fichier ne dit plus ce que tu détiens ni ce que tu as posé. Ton fichier actuel se reprend, rien ne se perd.
Questions frequentes
- Je perds mon historique si j’arrête le tableur ?
- Non. Tu envoies ton fichier, les colonnes utiles sont reprises, clientes, dates de séance, pigments et numéros de lot, et l’inventaire te revient déjà déclaré avec l’historique rattaché. Cette reprise est comprise dans la formule Salon et prend en général deux jours ouvrés. En formule Fauteuil, tu importes toi même un fichier CSV.
- Mon tableur a des colonnes que personne n’a jamais remplies, c’est grave ?
- C’est le cas le plus fréquent, et ce n’est pas bloquant. On reprend ce qui existe, on ne fabrique rien. Les séances anciennes gardent leurs trous, les nouvelles partent complètes. L’important est que le trou soit visible et daté plutôt que masqué par une cellule remplie après coup.
- Et si je préfère continuer à photographier avec mon téléphone ?
- C’est exactement ce qui se passe : les photos avant et après se prennent avec le téléphone ou la tablette de cabine, mais depuis le dossier de la séance. L’image part directement dans la fiche au lieu de rester dans la galerie, et le cadrage se retrouve d’une séance à l’autre pour la retouche.
Tracencre ou ton tableur de suivi et tes photos de téléphone
Ces deux outils ne jouent pas dans la même catégorie. Un tableur pilote, un dossier scellé prouve, et une galerie de téléphone ne fait ni l’un ni l’autre pour des photos de visage. Le point de bascule arrive quand tu commences à tenir plusieurs lots en rotation et plusieurs séances par jour : à ce moment, le fichier ne dit plus ce que tu détiens ni ce que tu as posé. Ton fichier actuel se reprend, rien ne se perd.